サークル旅行を計画!幹事なら知っておきたい計画の立て方&ポイント

サークル旅行の幹事になったら、参加するメンバーに楽しんでもらえる旅行にしたいからこそ、少し荷が重いと不安を感じる人も多いのではないでしょうか。今回は、サークル旅行を成功させるために幹事が知っておくべき、計画・企画のポイントをご紹介します。

貸切バスの匠になるまでのチェックポイント1 サークル旅行の幹事は6〜3ヶ月前に準備を開始しよう

サークル旅行

人数の多いサークル旅行を計画する場合、幹事の仕事は早めにスタートすることが肝心です。
しかし、サークル旅行の日程まで時間がありすぎれば参加者の予定が変動しやすく、出欠人数の把握はしにくいでしょう。
サークル旅行の準備は、6〜3か月前からのスタートを目安としてください。
まずは仮の出欠を確認し、日程と旅行先が決まった時点で再度出欠を取るとスムーズです。

貸切バスの匠になるまでのチェックポイント2 何を目的にサークル旅行を企画するのか決めよう

アンケート

幹事としてサークル旅行を企画する際には、まず旅行の目的を明確にしましょう。
メンバー同士の親睦を深める、サークル活動を充実させるなど、どのような目的でサークル旅行を企画するのかを決めて旅行プランを考えます。
目的探しのヒントとして、サークル旅行で何をしたいか前もってアンケートを実施するのもおすすめです。
温泉に入りたい、海水浴をしたい、ハイキングをしたい、カラオケやビンゴ大会をしたいなど、メンバーがやりたいことを明確にすればサークル旅行を企画しやすくなります。
もちろん、移動時間にしたいことなどもアンケートで確認しておくとよいでしょう。
メンバー同士の親睦を深めるために、移動中も楽しい交流を楽しみたいなら、サロン付きの貸切バスなどを手配します。
貸切バスでカラオケやビンゴゲームを楽しみながら、食べ物や飲み物を持ち込んでパーティーしながら移動すれば、サークル旅行も盛り上がります。

貸切バスの匠になるまでのチェックポイント3 日程・旅行先・予算を決めて参加者に伝えよう

予定

幹事の重要な仕事は、サークル旅行の日程・旅行先・予算などを決めて、手配を行うことです。
特に、日程や旅行先はメンバーの参加率を左右するため慎重に選びましょう。

・サークル旅行の日程を決める

サークル旅行は8〜9月の夏休みシーズンや、2〜3月の春休みシーズンに1〜2泊で行うケースが多くなります。
大人数のメンバーが安全に移動し、はぐれたりしないように往復を貸切バスで送迎するバスでのサークル旅行も便利です。
貸切バスの費用を格安にしたい場合は、日程をシーズンオフや平日に設定するとよいでしょう。
メンバーにアンケートを取りながら、サークル旅行の日程を決めていきます。

・サークル旅行の行き先

幹事の仕事の中でもサークル旅行の行き先を決めることは責任重大なポイントです。
行き先によっては、サークル旅行に参加しないという選択をするメンバーもいるので、メンバーの希望を確認しながら決めていきましょう。
しかし、行き先・場所にこだわりすぎるとサークル旅行で利用できる施設が限られてしまうというリスクもあります。
基本的には、宿とサークルで利用する施設の予約が取れるかどうかを優先させて行き先を決めるとスムーズです。
行き先は第1希望から第3希望くらいまで決めておきましょう。
サークル旅行の幹事になったら、セミナーハウスや宿泊施設が多く、格安で利用できるエリアから行き先を選ぶことをおすすめします。
大人数で宿泊できるコテージや、温泉に入れる宿泊施設などサークル旅行の目的に合った行き先を選びましょう。

・サークル旅行の予算を算出する

仮出欠の確認でおおまかな参加人数がわかったら、サークル旅行に必要な予算の見当を立てます。
利用する交通機関、貸切バスならバスのサイズ、宿泊先の部屋数、何人部屋で何室必要かを把握して、男女別に必要な部屋数を算出します。
2泊のサークル旅行の予算相場は、国内なら一人当たり1万〜2万5千円程度が相場です。
海外でのサークル旅行プランの相場は、5〜10万円くらいとなります。

サークル旅行の日程や行き先、予算が決まったら幹事はサークルのメンバーに伝えてください。
プランの詳細についても周知して、正式な出欠確認を取りましょう。

貸切バスの匠になるまでのチェックポイント4 貸切バス・チケット・宿泊先などの手配を忘れずに

パソコン

サークル旅行の宿泊先や交通機関のチケット、貸切バスの手配などを1つ1つ予約していく作業は大変です。
幹事になった場合は、サークル旅行で必要な様々な手配をバス会社や旅行会社に任せると抜けもなく安心でしょう。
サークル旅行のプランを相談しながら、必要な予約などをバス会社や旅行会社に任せられるうえ、団体旅行保険への加入なども相談できて安心です。

貸切バスの匠になるまでのチェックポイント5 楽しいサークル旅行にするために押さえておきたいこと

チェックリスト

様々な人が参加するサークル旅行では、楽しい旅行にするために幹事が配慮すべきポイントはたくさんあります。
特に次の3つのポイントは、しっかりとおさえてください。

・アレルギーの有り無しの確認

サークル旅行で幹事になったら、参加者に食物アレルギーの有無を確認しておきましょう。
アレルギー食材は命を脅かす可能性もあります。
事前アンケートなどで食物アレルギーの有無を確認して、サークル旅行での宿泊先・食事先などに伝えておくと安心です。

・レクリエーションやイベントの企画

幹事になったらサークル旅行のアクセントとなるレクリエーションやイベントの準備も行うことになります。
移動中や宴会の際などにメンバーが楽しく盛り上がれるような企画を用意しましょう。
貸切バスでの移動なら、ガイドさんにレクレーションを任せられます。
サークル旅行の行程に、観光スポット巡りや体験イベントなどを盛り込む方法もおすすめです。

・幹事自腹にならないよう予備費用を集金する

サークル旅行などの大人数での旅行では突発的な出費もつきものです。
予定よりも代金がかさむケースとしては、食事・お酒などを勝手に追加注文される、交通機関を再手配するなどのトラブルが考えられます。
予想外の出費に備えておかないと、サークル旅行の幹事が自腹で代金を支払うことになるので、予備費用はあらかじめ集金しておきましょう。
予備費用が余った場合には、サークル旅行の会計報告を行って参加者へ返金します。
予算が限られている大人数サークル旅行の場合には、交通費を考えると貸切バスを利用したほうが予算を管理しやすいと言えます。

安心して参加者全員でサークル旅行を楽しめるように、幹事になったらポイントをおさえながら計画を立てましょう。

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